En erhverv flytning er noget andet end at flytte fra én privat bolig til en anden. Når en virksomhed skifter adresse, skal kontormøbler, computere, dokumenter, lager, udstyr og andre arbejdsredskaber flyttes, samtidig med at den daglige drift helst skal påvirkes mindst muligt.
Derfor kræver en virksomhedsflytning god planlægning. Jo flere medarbejdere, arbejdspladser og materialer virksomheden har, desto flere detaljer skal der være styr på. Samtidig skal de gamle lokaler ofte afleveres i en bestemt stand, hvilket kan betyde behov for istandsættelse og slutrengøring.
Læs her om erhverv istandsættelse
Hvad indebærer en erhverv flytning?
En erhvervsflytning kan dække over mange forskellige typer flytninger. Det kan være en mindre virksomhed, der flytter fra et lille kontor, eller en større virksomhed, der flytter hele organisationen til nye lokaler.
Det kan eksempelvis være:
- kontorflytning
- flytning af butik
- flytning af klinik
- flytning af værksted
- flytning af lager
- flytning af administration
- flytning til nye erhvervslokaler
- intern flytning mellem lokaler
Uanset virksomhedens størrelse er det vigtigt at have en plan for både fraflytningen og indflytningen.
Start planlægningen i god tid
En af de største fejl ved erhvervsflytning er at begynde planlægningen for sent. En virksomhed består af mange forskellige funktioner, og alle skal helst kunne fortsætte arbejdet efter flytningen.
Start derfor med at fastlægge en dato og lav derefter en tidsplan for de vigtigste opgaver.
Overvej blandt andet:
- Hvornår skal de gamle lokaler være tømt?
- Hvornår kan de nye lokaler overtages?
- Hvor lang tid tager nedpakningen?
- Hvilke møbler skal flyttes?
- Hvilket udstyr kræver særlig håndtering?
- Hvornår skal internet og telefoni være klar?
- Skal medarbejderne arbejde under flytningen?
- Skal flytningen foregå uden for normal arbejdstid?
En detaljeret tidsplan gør det lettere at koordinere de forskellige opgaver og mindske risikoen for problemer på selve flyttedagen.
Lav en oversigt over inventaret
Inden alt pakkes ned, er det en god idé at gennemgå virksomhedens inventar.
En erhvervsflytning er nemlig en oplagt mulighed for at sortere i ting, der ikke længere bliver brugt. Gamle skriveborde, ødelagte kontorstole, overflødige reoler og forældet udstyr behøver måske ikke følge med til den nye adresse.
Ved at sortere inden flytningen kan virksomheden reducere mængden af ting, der skal transporteres. Det kan gøre selve flytningen både mere overskuelig og effektiv.
Det kan også være en fordel at lave en simpel oversigt over, hvad der skal flyttes, hvad der skal kasseres, og hvad der eventuelt skal opbevares.
Mærkning gør flytningen lettere
Når mange flyttekasser og møbler skal transporteres, kan det hurtigt blive svært at holde styr på, hvor tingene skal placeres.
Derfor bør kasser og inventar mærkes tydeligt.
En mulighed er at bruge forskellige mærker eller numre til de enkelte afdelinger eller kontorer. På den måde kan flyttefolkene hurtigt se, hvor de forskellige genstande skal hen.
Det er især nyttigt i større virksomheder, hvor mange arbejdsstationer skal flyttes samtidig.
Computere, skærme, dokumenter og andet følsomt udstyr bør desuden håndteres med særlig omhu.
IT er en vigtig del af virksomhedsflytningen
For mange virksomheder er IT-systemerne blandt de vigtigste ting at få på plads.
Computere, servere, printere, netværksudstyr og telefoni skal enten flyttes eller etableres på den nye adresse. Hvis dette ikke er planlagt ordentligt, kan virksomheden risikere unødvendige driftsforstyrrelser.
IT-udstyr bør derfor indgå i flytteplanen fra begyndelsen.
Det kan eksempelvis være en fordel at aftale, hvornår computere skal kobles fra, hvornår de transporteres, og hvornår de skal være klar igen. Den IT-ansvarlige bør samtidig være involveret, så netværk, internet og andre tekniske løsninger fungerer på den nye adresse.
Kan en erhverv flytning foregå i weekenden?
For nogle virksomheder kan det være en fordel at gennemføre flytningen uden for normal arbejdstid.
Hvis virksomheden eksempelvis har åbent fra mandag til fredag, kan en flytning i weekenden gøre det muligt at flytte møbler og udstyr, uden at medarbejderne skal bruge en hel arbejdsdag på flytningen.
Det kræver naturligvis, at både flyttefirma, medarbejdere og eventuelle andre samarbejdspartnere kan koordinere tidspunktet.
En weekendflytning kan især være relevant, hvis virksomheden har mange kunder eller opgaver, der ikke bør påvirkes af flytningen.
Husk de gamle erhvervslokaler
En erhverv flytning handler ikke kun om at komme godt ind i de nye lokaler. De gamle lokaler skal også afleveres korrekt.
Her bør man tage lejekontrakten frem og undersøge, hvilke krav der gælder ved fraflytning.
Der kan eksempelvis være krav om:
- maling af vægge og lofter
- reparation af huller og skader
- gulvbehandling
- udskiftning eller reparation af enkelte bygningsdele
- fjernelse af inventar
- grundig rengøring
- rydning af affald og efterladte genstande
Det er en god idé at undersøge kravene i god tid, så der er tid til at udføre arbejdet inden afleveringen.
Istandsættelse efter erhvervsflytning
Når en virksomhed har haft lokalerne i flere år, kan der være betydeligt slid på vægge, gulve, døre og andre overflader.
Kontorstole og borde kan have sat mærker på gulvene, vægge kan have fået huller efter billeder eller hylder, og maling kan være blevet slidt gennem årene.
I den situation kan istandsættelse være nødvendig, inden lokalerne afleveres.
Det kan være en fordel at få arbejdet planlagt, så istandsættelsen udføres efter, at alt inventar er fjernet. På den måde er det lettere at komme til vægge, gulve og andre overflader.
Slutrengøring af erhvervslokaler
Når alle møbler og genstande er flyttet, bør de gamle lokaler rengøres grundigt.
En erhvervsrengøring kan blandt andet omfatte gulve, paneler, vinduer, køkkenfaciliteter, toiletter, skabe og andre overflader.
Det er især vigtigt at være opmærksom på områder, som har været dækket af møbler gennem længere tid. Når inventaret fjernes, kan støv, mærker og snavs blive tydelige.
En grundig slutrengøring er derfor en naturlig del af en professionel fraflytning.
Hvad koster en erhverv flytning?
Prisen på en erhvervsflytning afhænger af mange forskellige faktorer.
Det har blandt andet betydning, hvor meget inventar der skal flyttes, hvor langt der skal transporteres, hvilke adgangsforhold der er, og om der er behov for nedtagning og montering.
Også særlige genstande kan påvirke prisen. Tunge skabe, store maskiner eller følsomt udstyr kan kræve ekstra tid og særligt udstyr.
Hvis de gamle lokaler samtidig skal istandsættes, bør disse udgifter tænkes ind i virksomhedens samlede flyttebudget.
Lav en samlet plan for hele flytningen
Den bedste måde at skabe overblik over en erhverv flytning er at se hele processen som ét samlet projekt.
Flytningen består ikke kun af transport fra én adresse til en anden. Der skal også være styr på medarbejdere, inventar, IT, adgang til de nye lokaler og afleveringen af de gamle.
En god plan kan eksempelvis opdeles i fire faser:
Fase 1 – Planlægning: Fastlæg dato, budget, ansvar og tidsplan.
Fase 2 – Forberedelse: Sortér inventar, pak ned, mærk kasser og koordinér IT.
Fase 3 – Flyttedag: Transportér inventar og udstyr sikkert til de nye lokaler.
Fase 4 – Afslutning: Ryd de gamle lokaler, udfør nødvendig istandsættelse og sørg for grundig rengøring.
På den måde bliver det lettere at sikre, at ingen vigtige opgaver bliver glemt.
Tjek H.C. Andersens istandsættelse ud her
Erhverv flytning kræver mere end transport
En erhverv flytning kan være en stor opgave, men med den rigtige planlægning kan processen blive langt mere overskuelig. Det vigtigste er at komme i gang i god tid og huske, at både de nye og de gamle lokaler skal håndteres.
Ved at gennemgå inventaret, planlægge transporten, koordinere IT og medarbejdere samt afsætte tid til istandsættelse og rengøring kan virksomheden skabe et bedre forløb fra den første flyttekasse til den sidste nøgleaflevering.
Særligt istandsættelsen af de gamle lokaler bør tænkes ind tidligt. Når lokalerne er tømt, bliver det tydeligt, hvilke områder der har brug for maling, reparation, gulvbehandling eller rengøring. Med en samlet plan kan virksomheden derfor afslutte det gamle lejemål ordentligt og samtidig få en god start på den nye adresse.
